??? 本網(wǎng)訊（記者 李可欣）管理體系文件是企業(yè)組織管理的基礎(chǔ)工作。一汽富晟毯業(yè)公司自2015年6月以來，全力建設(shè)管理體系，梳理與編寫管理文件，建立了一套科學(xué)的、有效的管理模式。并采用多種方式運行管理體系文件，收到了良好果效，促使企業(yè)管理走向程序化、標準化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化與合理化，進而優(yōu)化了工作流程，提高了工作效率。

??? 一、精心準備，為建設(shè)管理體系打下堅實基礎(chǔ)

??? 1、分析現(xiàn)狀，查找問題點

??? 沒有調(diào)查權(quán)就沒有發(fā)言權(quán)，只有進行科學(xué)、具體的分析，才能查找真因，找到切入問題的臨界點。一汽富晟毯業(yè)公司首先分析了公司管理體系現(xiàn)狀：一是體系不健全。公司目前質(zhì)量體系文件內(nèi)容過于簡單化，各種程序文件編寫模式單一，沒有根據(jù)業(yè)務(wù)特點建立一套與之相適應(yīng)的管理體系。二是信息不共享。工作銜接不流暢，導(dǎo)致各部門開展各項業(yè)務(wù)時沖突不斷。三是認識不統(tǒng)一。體系管理的觀念沒有形成，執(zhí)行體系文件的隨意性較大，敷衍了事是普遍現(xiàn)象，甚至大多數(shù)員工認為落實質(zhì)量管理體系是一種負擔。四是流程不明確、權(quán)責不清晰。各部門管理流程及接口關(guān)系不明確，經(jīng)常造成工作推諉；同時，權(quán)責不清晰，造成了工作無人負責。

??? 上述四個方面分析，使一汽富晟毯業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)團隊深深認知：管理體系不健全，信息不共享，認識不統(tǒng)一，考核不到位是公司目前管理體系最主要的弊端。因此，一汽富晟毯業(yè)公司要從“戰(zhàn)略管理”、“企業(yè)文化”、“業(yè)務(wù)流程”、“組織框架”四個層面梳理與建設(shè)管理體系，吸收目前先進的管理思路，結(jié)合集團總部及先進公司管理經(jīng)驗，細化管理流程、制定標準化操作指導(dǎo)類文件，保證管理標準與業(yè)務(wù)標準的融合，實現(xiàn)制度向管理標準的轉(zhuǎn)化和提升。

??? 2、全力推進，召開啟動會

??? 為更好地推動建設(shè)管理體系工作的開展，一汽富晟毯業(yè)公司于2015年召開了管理體系梳理啟動會。并成立了領(lǐng)導(dǎo)組、專家組、項目組，三駕馬車共同驅(qū)動此項工作更好地進行。

??? 啟動會上，一汽富晟毯業(yè)公司總經(jīng)理王志仁指出：為解決公司管理體系中存在的問題，提升公司管理能力，此次實施公司管理體系的梳理就是要基于以上存在的問題逐步的“理清楚、管起來、持續(xù)優(yōu)化”。對企業(yè)的管理流程等文件進行全面的梳理，整合優(yōu)化管理制度、部門職責、管理流程、業(yè)務(wù)表單等要素，構(gòu)建企業(yè)標準體系，實現(xiàn)管理標準、工作標準、技術(shù)標準這“三大”標準的協(xié)同。

??? 上有原動力，下有執(zhí)行力。上下聯(lián)動，促使一汽富晟毯業(yè)公司建設(shè)與梳理管理體系工作進一步有效開展，為建設(shè)管理體系工作打下了堅實基礎(chǔ)。

??? 3、層層推進，分階段執(zhí)行

??? 一汽富晟毯業(yè)公司依據(jù)實際，分三階段梳理與建設(shè)管理體系，使此項工作層層推進，按照既定目標前行，為梳理與建設(shè)管理體系提供了有力支撐。

??? 第一階段項目策劃階段。主要從四方面開展工作：一是進行管理體系診斷、差距分析；二是成立管理體系梳理項目組；三是制定公司管理體系實施計劃和目標；四是制定文件及記錄控制程序及文件編寫規(guī)定，形成標準化并下發(fā)。

??? 第二階段是文件編制階段。主要從四方面開展工作：一是識別體系標準、過程關(guān)聯(lián)關(guān)系、尋找缺失項，形成分析報告。二是對于質(zhì)量體系識別中缺失類管理文件，進行補充。三是組織各職能部室完善修訂流程文件，完善相關(guān)表格、修訂相關(guān)文件。四是按照公司部門職責接口關(guān)系、文件管理及編制程序評審文件符合性。

??? 第三階段是文件試運行階段。主要從三方面開展工作：一是管理文件試運行；二是組織管理文件的培訓(xùn)；三是通過管理評審進行文件符合性驗證，制定管理措施進行持續(xù)改進。

??? 二、編制文件，全力梳理與建設(shè)實用型管理體系

??? 1、建立標準，明確編制方式

??? 一汽富晟毯業(yè)公司在梳理管理體系文件工作時，工作組首先制定了《管理文件控制程序》，明確了管理文件的編寫要求，實現(xiàn)管理文件格式的標準化與格式化，內(nèi)容包含管理文件的框架結(jié)構(gòu)、管理文件的構(gòu)成要素、管理文件的編寫要求、層次的描述和編號、管理文件的格式等，使梳理管理體系文件工作按照程序執(zhí)行，為開展梳理管理體系文件工作提供了標準與依據(jù)。

??? 2、編制文件，完成預(yù)定目標

??? 一汽富晟毯業(yè)公司參考相關(guān)公司文件與先進經(jīng)驗，依據(jù)公司實際重新進行過程識別分析，識別出34個主過程。同時制定了體系文件梳理計劃，識別出75個作業(yè)文件，如《管理文件編寫規(guī)定》、《供應(yīng)商審核質(zhì)量規(guī)定》、《月經(jīng)營指標管理規(guī)定》等，進一步補充主過程文件，為主過程文件服務(wù)。

??? 在編制文件過程中，確定了職能部門與負責人，明確完成時間節(jié)點，在相關(guān)人員的共同努力下，完成了94個文件，其中程序文件34個，作業(yè)文件60個。

??? 專家組對已編制的主程序文件進行評估，作業(yè)文件由項目組自行評估，并在評估過程中解決了一系列問題與難點。一汽富晟毯業(yè)公司于2015年8月10初次發(fā)布了第一批文件，數(shù)量為10個，至此取得了初步成果。2015年9月30發(fā)布了第五批文件，109個文件全部梳理完畢，基本完成了預(yù)定目標。

??? 3、克服問題，轉(zhuǎn)變員工思維

??? 轉(zhuǎn)變思想，才能更清楚地認知事物改變事物。一汽富晟毯業(yè)公司在建設(shè)與梳理管理體系文件時，遇到了以下兩方面困難：一是員工對梳理文件思想認知上存在差異，認為沒有管理文件工作也照常運行，甚至認為編制管理文件意義不大；二是員工缺少主動性與創(chuàng)新性，不能自發(fā)解決編制文件中遇到的問題與難點。

??? 針對上述兩個難點，一汽富晟毯業(yè)公司制定了有效措施，進一步解決員工思想認知問題。主要從以下三個方面入手：一是領(lǐng)導(dǎo)重視與推動。一汽富晟毯業(yè)公司總經(jīng)理王志仁以身作則，參加每一次的管理文件梳理會議，推動職能部門與全體員工開展此項工作。二是專家?guī)椭c支持。請專家傳達先進的創(chuàng)新理念，介紹合資公司、兄弟單位的先進經(jīng)驗，分析毯業(yè)公司的特點，解決實踐工作中存在的問題，促使員工轉(zhuǎn)變了思想。三是項目組加強協(xié)調(diào)工作。項目組為員工提供幫助平臺，分析解決存在問題，協(xié)調(diào)推動工作開展，進一步調(diào)動員工編寫文件的積極性。

??? 4、加強關(guān)聯(lián)，提升工作效率

??? 管理文件關(guān)聯(lián)性十分重要。如何才能編寫出具有關(guān)聯(lián)性的文件，是擺在領(lǐng)導(dǎo)組、專家組、項目組面前的一個課題，一汽富晟毯業(yè)公司采用過程矩陣分析方法解決了此難題。

??? 在編寫文件時，一汽富晟毯業(yè)公司首先明確了編寫文件的過程擁有者、過程描述、輸入信息、輸出信息、輸出接口、過程名稱等，尋找出編寫文件的關(guān)聯(lián)性。例如編寫《投資管理程序》時，在過程實施中會引用《非生產(chǎn)物資采購流程》進行關(guān)聯(lián)操作，并在驗收轉(zhuǎn)固過程中引用《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》，進行關(guān)聯(lián)操作，使三個文件有機聯(lián)系在一起。

??? 三、落地執(zhí)行，采用多種方式持續(xù)推進體系建設(shè)

??? 1、采用培訓(xùn)，提升執(zhí)行力

??? 培訓(xùn)是提升技能的重要方式之一。一汽富晟毯業(yè)公司制定了詳細的“培訓(xùn)計劃”，進一步提升員工的執(zhí)行力。培訓(xùn)分為三種方式進行，一是專題會，進行疑難解答文件中存在的問題；二是培訓(xùn)會，利用周一至周五午休期間，對全體管理人員講解管理體系文件；三是臨時性培訓(xùn)，對關(guān)聯(lián)性較強的文件進行培訓(xùn)。
截至2015年12月份，一汽富晟毯業(yè)公司所有管理文件的培訓(xùn)與講解都已完畢，提升了員工對管理文件的認知度與熟悉度。

??? 2、召開發(fā)布會，提升執(zhí)行力

??? 一汽富晟毯業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)團隊對管理體系文件建設(shè)工作高度重視，以發(fā)布會的形式對管理文件進行發(fā)布，引導(dǎo)員工重視此項工作。一汽富晟毯業(yè)公司共召開了5次發(fā)布會，進行管理文件會簽，確認文件發(fā)布。并以PDF格式將管理體系文件發(fā)送到公共盤上進行共享，使所有員工確知文件。相關(guān)管理人員可以在公共盤上查知相關(guān)聯(lián)的工作程序，減少了工作量，提升了工作效率。

??? 3、加強驗證，進行持續(xù)改進

??? 一汽富晟毯業(yè)公司為加強此項工作的執(zhí)行力，于2015年進行了內(nèi)審活動，制定了流程體系審核提問表，其包含整個活動類別，并以質(zhì)量體系軸線為主軸，貫穿所有管理活動的主過程。

??? 一汽富晟毯業(yè)公司項目組成員和質(zhì)量體系管理人員對管理體系文件執(zhí)行情況共同進行審查，以關(guān)注文件中幾個重點為范疇，審查管理體系文件的執(zhí)行度，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。例如《訂單審查記錄》中簽字確認項有漏項情況，項目組成員和質(zhì)量體系管理人員建議要確認與實際相符。并在審核會議上發(fā)布存在的相關(guān)問題，同時，按照月進行跟蹤復(fù)查，確保管理體系文件了執(zhí)行力與工作效率。